Kancelář úřadu
Popis činnosti kanceláře úřadu
Sekretariát
- připravuje podklady pro jednání starosty, místostarostů a radních,
- zajišťuje svolávání porad vedoucích zaměstnanců, vypracovává zápisy z průběhu jednání, podle pokynů starosty zajišťuje požadované materiály pro tyto porady,
- vykonává sekretářské práce pro starostu, místostarosty a radní,
- podle pokynů zajišťuje přípravu, přijetí návštěv a oficiálních hostů u starosty, místostarostů a radních,
- odpovídá za založení, správu, redakci a vypořádání jednání orgánů MČ v digitální podobě (elektronický informační systém),
- eviduje usnesení RMČ a ZMČ,
- zpracovává zápisy a usnesení z jednání RMČ a ZMČ a předává je členům RMČ, ZMČ, předsedům výborů a komisí a vedoucím zaměstnancům, vkládá je na Extranet MČ,
- účastní se jednání RMČ, ZMČ a dalších jednání podle pokynů starosty, místostarostů, radních a tajemníka ÚMČ,
- provádí příjem, evidenci, vyřizování došlé pošty pro starostu, místostarosty a radní včetně ukládání a následné skartace,
- vyřizuje korespondenci starosty, místostarostů a radních,
- sleduje elektronickou poštu a upozorňuje starostu, místostarosty a radní na došlé zprávy.
Personální úsek
- vypracovává podklady pro přijetí, změnu a skončení pracovního poměru zaměstnanců, vede osobní evidenci a osobní spisy pracovníků včetně jejich pracovních náplní,
- vede přehled zaměstnanců na mateřské dovolené, rodičovské dovolené, přehled o pracujících důchodcích, evidenci osobních čísel zaměstnanců, evidenci o délce pracovních úvazků, evidenci zápočtových listů, evidenci pracovních úrazů a další důležité údaje a přehledy,
- vede přehled o významných jubileích pracovníků,
- sleduje podpůrčí doby zaměstnání bývalých pracovníků úřadu,
- zpracovává podklady pro statistická a jiná hlášení,
- vyhotovuje platové výměry při nástupu nových pracovníků a další změny týkající se platu nebo funkce,
- vypracovává podle příslušných předpisů dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, vede evidenci těchto dohod,
- plní povinnosti přihlašování a odhlašování zaměstnanců u zdravotních pojišťoven a dalších úřadů a institucí vyplývající ze zvláštních právních předpisů,
- vede souhrnný přehled čerpání dovolených pracovníků ÚMČ a kontroluje vyčerpání celé dovolené u zaměstnanců, jejichž pracovní poměr je uzavřen na dobu určitou či je rozvázán výpovědí nebo dohodou,
- vede přehled o ověření zvláštní odborné způsobilosti pracovníků úřadu, kvalifikačních předpokladech vedoucích zaměstnanců a o plnění dalších zákonem stanovených vzdělávacích předpokladech a zkouškách, vede souhrnnou evidenci školení pracovníků ÚMČ včetně přehledu termínů školení,
- vede agendu bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci (BOZP), v rámci níž ve spolupráci s externím spolupracovníkem zajišťuje zejména proškolení pracovníků v BOZP a řeší pracovní úrazy,
- zodpovídá za vedení evidence a kontrolu splnění zákonných povinností veřejných funkcionářů v oblasti střetu zájmů,
- organizuje časový plán pobytů v rekreačním zařízení MČ v Chrobolech.
Úsek krizového řízení a vymáhání pohledávek
- řeší ve spolupráci s jednotkami integrovaného záchranného systému všechny mimořádné události na území městské části i v širším okolí, které by mohly mít vliv na zdraví a majetek obyvatel městské části či by mohly ohrozit jejich životy,
- zajišťuje organizování přípravy na krizové situace, včetně zpracování a aktualizace krizového plánu, zasedání bezpečnostní rady a krizového štábu a dalších povinností podle zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a změně některých zákonů, v platném znění,
- poskytuje MHMP a Hasičskému záchrannému sboru hl. m. Prahy podklady a informace potřebné ke zpracování havarijního plánu, krizového plánu a dílčího plánu obrany,
- zajišťuje přípravu městské části na hospodářská opatření pro krizové stavy a jejich organizační zajištění podle zákona č. 241/2000 Sb., o hospodářských opatřeních pro krizové stavy a o změně některých souvisejících zákonů, v platném znění,
- uplatňuje požadavky městské části na plnění Hospodářských opatření pro krizové stavy v informačním systému Argis a Krizkom u Správy státních hmotných rezerv,
- zajišťuje přípravu městské části na mimořádné události a další povinnosti při ochraně obyvatelstva podle zákona č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému a o změně některých zákonů, platném znění, a vyhlášky č. 380/2002 Sb., k přípravě a provádění úkolů ochrany obyvatelstva, v platném znění,
- zajišťuje plnění úkolů na úseku prevence závažných havárií způsobených nebezpečnými látkami nebo chemickými směsmi podle zákona č. 224/2015 Sb., o prevenci závažných havárií způsobených vybranými nebezpečnými chemickými látkami nebo chemickými směsmi a o změně zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů (zákon o prevenci závažných havárií), v platném znění,
- spolupracuje na zajištění připravenosti a ochrany kritické infrastruktury podle zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů, v platném znění,
- zajišťuje ochranu před povodněmi podle zákona č. 254/2001 Sb., o vodách a o změně některých zákonů (vodní zákon), v platném znění, organizuje podle rozhodnutí povodňové komise nebo krizového štábu technická opatření prováděná za povodně v bezprostředně ohrožených nebo již zaplavených územích k záchraně životů a majetku,
- pravidelně aktualizuje povodňový plán MČ, plánuje provádění povodňových prohlídek, potvrzuje soulad věcné a grafické části povodňových plánů pozemků a staveb s povodňovým plánem MČ, zpracovává zprávu o povodni a předkládá ji na MHMP, poskytuje podklady do programu Povis (Ministerstvo životního prostředí ČR),
- připravuje informace o mimořádných událostech a krizových situacích v MČ i správním obvodu Praha 16 a zveřejňuje je vhodným způsobem s ohledem na jejich povahu, závažnost a místní a časový dosah,
- rozesílá informační a varovné zprávy v rámci systému varování a vyrozumění MČ,
- zajišťuje připravenost městské části k plnění opatření obrany státu podle zákona č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany České republiky, v platném znění,
- zpracovává a vede Plán nouzového přežití obyvatelstva, Přehled objektů, které za stavu ohrožení státu nebo válečného stavu mohou být napadeny,
- vyhotovuje pověření k provedení výběru věcných prostředků pověřenou osobou Krajského vojenského velitelství hlavního města Prahy,
- spolupracuje s Krajským vojenským velitelstvím hlavního města Prahy při přípravě opatření za stavu ohrožení státu nebo válečného stavu podle zákona č. 585/2004 Sb., o branné povinnosti a jejím zajišťování (branný zákon), v platném znění,
- zpracovává Jmenný seznam zaměstnanců, pro které je vyžadováno zproštění výkonu mimořádné služby,
- zajišťuje metodickou činnost prevence kriminality, vyhledávání programů prevence kriminality, jedná s partnery (např. MHMP, Ministerstvo vnitra ČR, Policie ČR, Městská policie hl. m. Prahy, nestátní neziskové organizace),
- iniciuje vznik preventivních programů, účastní se jednání v pracovních skupinách, zpracovává návrh na zařazení obce do programu prevence kriminality na místní úrovni a granty prevence kriminality na místní úrovni,
- plní povinnosti městské části na úseku ochrany utajovaných informací podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, v platném znění, a to v rozsahu povinností funkce bezpečnostního ředitele,
- vede přehled míst, na kterých je nezbytně nutné mít přístup k utajovaným informacím, zpracovává oznámení o splnění podmínek pro přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené, společně se zvláštními skutečnostmi,
- zajišťuje zpracování a vedení dokladů administrativní bezpečnosti, zadává zpracování projektu fyzické bezpečnosti objektu,
- spolupracuje s Jednotkou sboru dobrovolných hasičů Radotín, provádí její metodické vedení podle zákona č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, v platném znění, zpracovává dohody o výkonu činnosti se členy a účastní se roční inventarizace majetku a závazků,
- zajišťuje vymáhání pohledávek MČ a součinnost s finančními úřady, peněžními ústavy a dalšími institucemi, podává návrhy k soudu u nedoplatků sankční povahy,
- na základě rozhodnutí RMČ připravuje podklady pro vymáhání pohledávek exekutorskými úřady, celními úřady či jiným vhodným způsobem a komunikaci při takto vedených řízeních.
Oddělení informatiky
- zajišťuje chod technického i programového vybavení a informačních systémů MČ,
- odpovídá za zpracování, pravidelnou aktualizaci a realizaci dlouhodobé koncepce rozvoje informačních technologií MČ,
- administruje všechny prvky ICT a řídí procesy jejich optimalizace,
- dohlíží nad všemi informačními systémy a zajišťuje jejich kybernetickou bezpečnost,
- stará se o databáze (registry, agendy atd.) a zajišťuje jejich ochranu před zneužitím,
- zajišťuje provoz počítačové sítě MČ a uživatelskou podporu všech spravovaných stanic,
- průběžně provádí komplexní monitoring počítačové sítě a všech prvků ICT,
- optimalizuje využívání informační a komunikační infrastruktury a instaluje nové prvky a moduly výpočetní techniky (např. operační systémy a jejich nadstavby, programovací prostředky, multimediální systémy, komunikační systémy, informační systémy, databáze a jiné aplikace pro koncového uživatele),
- odpovídá za provoz programů a aplikací v počítačové síti a zálohování dat,
- plní funkci lokálního administrátora MČ v informačních systémech veřejné správy provozovaných ústředními orgány veřejné moci,
- komplexně zajišťuje technickou přípravu a podporu jednání ZMČ, RMČ a všech dalších důležitých jednání MČ, na nichž je nutná technická podpora (např. veřejné debaty, diskuse s občany, on-line jednání, volby),
- zabezpečuje servisní a poradenskou činnost včetně veškerého pomocného materiálu,
- zajišťuje potřebnou koordinaci uvnitř ÚMČ i s ostatními ÚMČ ve správním obvodu, MHMP a dalšími institucemi při nákupu a správě vybavení výpočetní technikou.
Úsek školství, mládeže, TV a kultury
- vytváří předpoklady pro kulturní, sportovní, jinou zájmovou a vzdělávací činnost,
- plní působnost obce při výkonu samosprávy ve školství, mimo ekonomických činností,
- koordinuje oblast školství ve správním obvodu Praha 16 ve spolupráci s MHMP,
- spoluorganizuje akce pořádané MČ,
- zajišťuje činnost dotační komise v oblasti volnočasových aktivit, sportu a kultury,
- působí v oblasti protidrogové prevence,
- plní funkci protidrogového koordinátora správního obvodu Praha 16,
- spolupracuje s nestátními neziskovými organizacemi,
- spolupracuje s letopiseckou komisí,
- zajišťuje redakční činnost pro Radotínské noviny.
Úsek propagace
- provádí práce s elektronickými a digitálními technologiemi za účelem propagace MČ,
- poskytuje informace sdělovacím prostředkům dle pokynů vedení ÚMČ,
- spoluorganizuje akce pořádané MČ,
- podílí se na přípravě projektů MČ dle pokynů starosty, místostarostů a tajemníka ÚMČ,
- připravuje elektronické verze publikací (časopisů),
- zajišťuje redakční činnost pro Radotínské noviny,
- připravuje podklady pro distribuci Radotínských novin,
- archivuje dokumenty a celá čísla Radotínských novin,
- připravuje a realizuje Radotínské noviny na internetových stránkách MČ,
- dokumentuje dění v MČ, vytváří a průběžně rozšiřuje archivní materiály (vč. fotografií), a to i za ostatní území správního obvodu Praha 16,
- spravuje webové stránky, Extranet MČ a další elektronické informační kanály MČ,
- připravuje a zveřejňuje tiskové zprávy, pozvánky na akce a další důležité informace z dění v MČ k publikaci na webové stránky a podle jejich povahy rovněž na Extranetu MČ, hlášeními místního rozhlasu, mobilního rozhlasu, SMS zprávami, na vývěskách v budovách ÚMČ i plakátovacích plochách, v provozovaných aplikacích, na sociálních sítích, informační tabuli Pražské integrované dopravy a dalšími vhodnými způsoby,
- na Extranet MČ vkládá veškeré informace pro informovanost zaměstnanců, zápisy z komisí, materiály pro členy ZMČ apod.,
- vede souhrnnou evidenci MČ k základním registrům a administruje, aktualizuje a vkládá údaje do Registru práv a povinností,
- připravuje podklady pro jednání a vykonává sekretářské práce pro tajemníka ÚMČ,
- podle pokynů zajišťuje přípravu, přijetí návštěv a oficiálních hostů u tajemníka ÚMČ.
